Wprowadzanie nowych systemów informatycznych w przedsiębiorstwach jest procesem, który wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego oraz analizy sposobu działania danej firmy. Prawie każde przedsiębiorstwo posiada swoje procedury, strukturę pracy i potrzeby związane z obsługą danych, dlatego rozwiązania informatyczne muszą być dopasowane do konkretnych warunków. W praktyce nie samo uruchomienie systemu jest najbardziej istotnym etapem, niemniej jednak wcześniejsze określenie celów, zakresu zmian a także sposobu przeprowadzenia całego procesu.
Wdrożenia Comarch obejmują działania powiązane z dostosowaniem określonych narzędzi do wymagań użytkowników, a ich przebieg zależy między innymi od wielkości organizacji, liczby używanych modułów oraz stopnia skomplikowania procesów.
Przed rozpoczęciem prac często wykonywana jest szczegółowa analiza obecnego sposobu funkcjonowania firmy. Pozwala ona określić, które obszary wymagają uporządkowania, jakie dane powinno się przenieść oraz jakie elementy systemu będą wykorzystywane w codziennej pracy. Z doświadczenia wynika, że pominięcie tego etapu może powodować trudności na dalszych etapach realizacji. Konsumenci mogą mieć różnorodne oczekiwania wobec nowego rozwiązania, dlatego istotne jest zebranie informacji od osób, które de fakto będą skorzystać z systemu. Umożliwia to dużo lepiej przygotować konfigurację a także ograniczyć problemy wynikające z niedopasowania funkcji do rzeczywistych potrzeb.
Sam proces wdrażania składa się zazwyczaj z kilku etapów, które obejmują przygotowanie środowiska, ustawienia systemu, testy oraz szkolenie użytkowników. W praktyce szczególne znaczenie mają testy przeprowadzane przed pełnym uruchomieniem, ponieważ pozwalają wykryć niedociągnięcia i sprawdzić działanie poszczególnych funkcji. Sporo trudności pojawia się nie z powodu samego oprogramowania, ale ze względu na edycję przyzwyczajeń pracowników i konieczność dopasowania codziennych czynności do nowych zasad. Dlatego ważnym elementem jest odpowiednie przekazanie wiedzy osobom korzystającym z systemu a także zapewnienie im czasu na zapoznanie się ze zmienionym sposobem pracy.
Po zakończeniu podstawowych prac wdrożeniowych system nadal wymaga sprawdzeniu i dostosowywania do zmieniających się warunków. Przedsiębiorstwa rozwijają się, zmieniają zakres działalności i modyfikują swoje procesy, co może wpływać na sposób zastosowania narzędzi informatycznych. W praktyce na prawdę bardzo często pojawia się potrzeba dodatkowej konfiguracji, rozszerzenia funkcji lub zmiany ustawień wynikającej z nowych wymogów. Utrzymanie sprawnego działania systemu jest więc procesem ciągłym, który uzależniony jest od regularnej obserwacji pracy użytkowników a także analizy tego, czy wykorzystywane rozwiązania odpowiadają aktualnym potrzebom organizacji.
Zobacz: comarch dms.
