Planowanie pracy przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia wielu współzależności, które nie za każdym razem są widoczne na 1-szy rzut oka. Opóźniona dostawa może wpłynąć na realizację zamówienia, a błędnie przypisany koszt zmodyfikować wynik finansowy danego okresu. Gdy liczba operacji rośnie, ręczne przekazywanie informacji między działami staje się trudniejsze do kontrolowania.
W takich ustaleniach znaczenie zyskuje sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania wykorzystywane w różnych obszarach działalności, w głównej mierze w sprzedaży, finansach, zarządzaniu zasobami i obsłudze procesów administracyjnych. Przy ocenie takiego narzędzia warto zwrócić uwagę nie tylko i wyłącznie na listę funkcji, ale także na codzienne zadania, które mają być wykonywane za jego pomocą. Inne potrzeby będzie miała firma realizująca dużą liczbę małych zamówień, a inne przedsiębiorstwo prowadzące produkcję na bazie indywidualnych zleceń. Różnice dotyczą zarówno sposobu rejestrowania operacji, jak i zakresu informacji potrzebnych do podejmowania wyborów.
Istotnym elementem organizacji danych jest ich powiązanie z konkretnymi procesami. Comarch ERP obejmuje systemy przeznaczone do zarządzania różnymi obszarami przedsiębiorstwa, przy czym dostępne funkcje zależą od wybranego rozwiązania oraz jego konfiguracji. W praktyce ważne jest zobowiązanie, w którym momencie powstaje dokument, kto odpowiada za jego sprawdzenie i jakie kolejne czynności są od niego uzależnione. Przykładem może być obsługa reklamacji. Sam zapis zgłoszenia nie wystarcza, jeżeli już należy jeszcze sprawdzić historię dystrybucji, przystępność części, sposób rozliczenia oraz status konwersji towaru. Podobne zależności występują przy kształtowaniu zakupów i kontroli należności. System może porządkować przepływ tych informacji, niemniej jednak nie zastępuje zasad określających, kto podejmuje decyzje i na jakiej bazie. Trzeba również uwzględnić ograniczenia wynikające z integracji z zewnętrznymi narzędziami. Jeżeli dane są przekazywane między różnymi aplikacjami, powinno się określić częstotliwość ich aktualizacji, zakres przesyłanych pól oraz sposób postępowania w razie błędu.
Przygotowanie nowego środowiska informatycznego wymaga przemyślenia dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Wdrożenia Comarch mogą obejmować konfigurację modułów, przenoszenie danych, ustalanie uprawnień a także sprawdzanie przebiegu wybranych operacji. Jednym z częstszych problemów jest rozbieżność między formalnym opisem procesu a sposobem, w jaki naprawdę wykonują go pracownicy. Na przykład dokument może być zatwierdzany w kilku miejscach, pomimo że obowiązująca procedura przewiduje wyłącznie jeden etap akceptacji. Przed odwzorowaniem takiego procesu w systemie trzeba ustalić, czy dodatkowe czynności są uzasadnione, czy wynikają z wcześniejszych ograniczeń. Ważne jest też przygotowanie danych do migracji. Przestarzałe kartoteki, różne nazwy tych samych produktów i brak jednolitych oznaczeń mogą utrudnić wyszukiwanie informacji oraz tworzenie zestawień. Przeniesienie wszystkich zapisów bez wcześniejszej testom nie zawsze jest odpowiednim rozwiązaniem. Zakres migracji powinien uwzględniać potrzeby operacyjne, wymagania dotyczące dokumentacji i sposobności techniczne. Po konfiguracji należy przeprowadzić testy na rzeczywistych przykładach, w tym na sytuacjach niekonwencjonalnych, które mogą ujawnić problemy niewidoczne podczas sprawdzania standardowych operacji.
Zmiany w sposobie pracy wymagają też ustalenia zasad sprawdzeniu i obsługi błędów. Pracownicy powinni wiedzieć, jak poprawić nieprawidłowy zapis, gdzie sprawdzić status dokumentu i do kogo zgłosić problem, którego nie mogą rozwiązać własnymi siłami. W innym wypadku część informacji może być zapisywana poza systemem, np w arkuszach albo wiadomościach, co z zdarza się, że prowadzi do powstawania kilku wersji tych samych danych. Znaczenie ma również kontrola uprawnień, szczególnie gdy system obsługuje dane finansowe, kadrowe albo handlowe. Dostęp powinien odpowiadać zakresowi obowiązków, a zmiany wprowadzane przez użytkowników muszą podlegać przyjętym zasadom ewidencji. Osobnym zagadnieniem jest utrzymanie systemu po zakończeniu prac wdrożeniowych. Aktualizacje, zmiany organizacyjne i nowe oczekiwania dotyczące raportowania mogą powodować konieczność przekształceń ustawień lub sposobu obsługi procesów. Przydatnym punktem odniesienia są regularnie analizowane wskaźniki, takie jak liczba błędnych dokumentów, czas realizacji zamówień czy częstotliwość ręcznego poprawiania danych. Pozwalają one sprawdzić, które elementy wymagają kolejnej analizy, bez zakładania z góry, że samo wdrożenie rozwiąże wszystkie trudności organizacyjne.
Zobacz również: comarch wms.
